REZERWACJA PRZESTRZENI

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA PRZESTRZENI CENTRUM WIELOKULTUROWEGO NA DZIAŁANIA SPOŁECZNE

1. Postanowienia ogólne

1.1. Właścicielem Centrum Wielokulturowego przy ul. Jagiellońskiej 54 w Warszawie (03-469)(zwanym dalej także CENTRUM) jest Urząd m.st. Warszawa, reprezentowany przez Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu m.st. Warszawy (zwane dalej także CKS).

1.2. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania przestrzeni CENTRUM.

1.3. Administratorem Centrum Wielokulturowego jest Fundacja Polskie Forum Migracyjne z siedzibą w Warszawie (KRS nr 0000272075)(zwana dalej także Administratorem). Partnerami Fundacji Polskie Forum Migracyjne w realizacji zadania polegającego na prowadzeniu Centrum Wielokulturowe są: Fundacja dla Wolności z siedzibą w Warszawie (KRS nr 0000224819), Stowarzyszenie Mova – język bez barier z siedzibą w Warszawie (KRS nr 0000978431), Fundacja Code Your Path z siedzibą w Warszawie (KRS nr 0001082830).

1.4. Z wnioskiem o udostępnienie przestrzeni CENTRUM mogą wystąpić wolontariusze zaangażowani w działalność Centrum Wielokulturowego, grupy nieformalne, instytucje kultury, organizacje pozarządowe oraz podmioty wskazane w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1491 z późn. zm.)(zwane dalej Organizatorami).

1.5. Przestrzeń CENTRUM może być również wykorzystywana na realizację wydarzeń organizowanych przez inne biura Urzędu m.st. Warszawy oraz dzielnice m.st. Warszawy.

1.6. Przestrzeń CENTRUM nie może być udostępniana w sposób ciągły, uniemożliwiający jej powszechne użytkowanie.

1.7. Przestrzeń CENTRUM udostępniana jest nieodpłatnie. Organizatorzy nie mogą pobierać opłat ani prowadzić działalności zarobkowej w ramach wydarzeń organizowanych w lokalu/przestrzeni CENTRUM. Jednocześnie, działając na rzecz aktywności lokalnej, kierujemy się zasadą wzajemności. O bieżących potrzebach CENTRUM Organizatorzy są informowani w procesie rezerwacji sali.

2. Zasady rezerwacji i udostępniania przestrzeni

2.1. Przestrzeń udostępniana jest w godzinach od 10:00 do 19:30 od poniedziałku do piątku oraz w godzinach 10:00 – 15:30 w soboty (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy).

2.2. Rezerwację przestrzeni w CENTRUM można złożyć, wypełniając formularz zgłoszeniowy online (wniosek) dostępny na stronie internetowej https://centrumwielokulturowe.waw.pl/kalendarz/#rejestracja lub wysyłając wiadomość e-mail na adres: rezerwacje@cww.waw.pl. W treści wiadomości powinny znajdować się następujące informacje:

● data i godzina rezerwacji, nazwa organizacji,

● dane osoby kontaktowej,

● krótki opis wydarzenia,

● zapotrzebowanie na sprzęt,

● przewidywana liczbę uczestników.

Wypełniony wniosek można także złożyć osobiście w siedzibie CENTRUM, w godzinach pracy CENTRUM. Rezerwacji przestrzeni należy dokonywać z min. 3-tygodniowym wyprzedzeniem przed zaplanowanym wydarzeniem.

2.3. Potwierdzenie rezerwacji nastąpi w terminie do 5 dni roboczych od dnia wpłynięcia prawidłowo uzupełnionego wniosku.

2.4. W przypadku nieprawidłowo wypełnionego/niekompletnego wniosku Administrator lokalu kontaktuje się telefonicznie lub elektronicznie z Organizatorem z prośbą o uzupełnienie bądź doszczegółowienie niezbędnych informacji.

2.5. Przesłanie wniosku nie jest jednoznaczne z rezerwacją przestrzeni CENTRUM. Rezerwacja następuje po przesłaniu przez Administratora potwierdzenia na adres e-mail wskazany w formularzu bądź w rozmowie telefonicznej.

2.6. W dniu wydarzenia Organizator zobowiązany jest do wpisania danych dotyczących wydarzenia na Listę wydarzeń w Centrum Wielokulturowym, dostępną w recepcji Centrum.

2.7. Przestrzeń na parterze jest dostępna dla osób z niepełnosprawnością ruchową. W innych przypadkach, Organizatorzy powinni w procesie rezerwacji przestrzeni zgłaszać potrzeby dostosowania przestrzeni, a Administrator postara się uwzględnić je w miarę możliwości.

2.8. Administrator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu wydarzenia w wyjątkowych przypadkach. Organizator zostanie o tym fakcie niezwłocznie poinformowany drogą telefoniczną lub mailową.

2.9. W uzasadnionych przypadkach możliwa jest długoterminowa rezerwacja przestrzeni, która wymaga pisemnego porozumienia między Administratorem a Organizatorami. W przypadku wydarzeń cyklicznych możliwa jest rezerwacja konkretnej sali na miesiąc do przodu.

2.10. Organizator zobowiązany jest poinformować Administratora o odwołaniu rezerwacji lub zmianie terminu wydarzenia z co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem. Brak powiadomienia może skutkować ograniczeniem możliwości dokonywania rezerwacji w przyszłości. Dwukrotne odwołanie rezerwacji przez Organizatora może skutkować ograniczeniem możliwości dokonywania rezerwacji w przyszłości.

3. Zakres merytoryczny i kryteria wyboru wniosków

3.1. Zgłaszane przez Organizatorów wydarzenia powinny odpowiadać celom działalności CENTRUM, takim jak wspieranie współpracy lokalnej, dialogu międzykulturowego, promowanie różnorodności oraz równego traktowania i aktywizacji społecznej.

3.2. Podczas rozpatrywania wniosków uwzględniane będą następujące kryteria:

● dostępność przestrzeni w terminie wskazanym we wniosku;

● spójność z misją i celami merytorycznymi Centrum;

● ocena dotychczasowej współpracy z Organizatorem, w przypadku wcześniejszego korzystaniaz przestrzeni Centrum.

4. Zasady korzystania z przestrzeni

4.1. W przestrzeni CENTRUM obowiązuje zakaz palenia tytoniu, spożywania napojów alkoholowych oraz używania innych substancji psychoaktywnych.

4.2. Organizator wydarzenia zobowiązany jest do:

● przygotowania sali na potrzeby wydarzenia (m.in. ustawienie stołów i krzeseł, podłączenie sprzętu),

● zachowania porządku oraz przywrócenia sali do stanu pierwotnego po zakończeniu wydarzenia (m.in. ustawienie stołów i krzeseł, umycie naczyń/włożenie naczyń do zmywarki, zebranie śmieci, wyłączenie urządzeń elektrycznych),

● uwzględnienia czasu sprzątania sali w ramach czasowych przewidzianych na wydarzenie,

● obecności na miejscu przez cały czas trwania wydarzenia,

● przestrzegania Zasad korzystania z przestrzeni Centrum Wielokulturowego – załącznik nr 1 do Regulaminu;

● wpisania danych dotyczących wydarzenia na Listę wydarzeń w Centrum Wielokulturowym, dostępną w recepcji Centrum w dniu wydarzenia,

● w przypadku wydarzeń skierowanych do dzieci i osób niepełnoletnich, Organizator wydarzenia zobowiązany jest do zapewnienia, że osoby prowadzące zostały zweryfikowane pod kątem niekaralności w zakresie przestępstw przeciwko dzieciom. Organizator potwierdza w procesie rezerwacji przestrzeni, że spełnia ten wymóg. Administrator Centrum nie weryfikuje tych informacji, lecz zastrzega sobie prawo do żądania pisemnego potwierdzenia od Organizatora w uzasadnionych przypadkach.

4.3. Korzystanie przez Organizatora z przestrzeni jest dozwolone jedynie w ustalonych godzinach wskazanych w formularzu zgłoszeniowym i na potrzeby realizacji działań zgłoszonych w formularzu. Wykorzystywanie przestrzeni do innych celów jest niedozwolone.

4.4. Każde zniszczenie wyposażenia przestrzeni CENTRUM należy niezwłocznie zgłosić pracownikom CENTRUM.

4.5. Organizator ponosi odpowiedzialność za zniszczenia wynikłe z użytkowania przestrzeni, zobowiązując się do naprawy szkód lub pokrycia kosztów naprawy.

4.6. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.

4.7. Administrator CENTRUM nie odpowiada za rzeczy pozostawione w lokalu/przestrzeni CENTRUM.

4.8. Administrator ma prawo usunąć z CENTRUM osoby, które naruszają zasady niniejszego Regulaminu, zachowują się w sposób wulgarny lub stwarzają zagrożenie dla innych użytkowników.

4.9. Administrator zapewnia przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Organizator zobowiązany jest do ochrony danych uczestników wydarzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

4.10. Organizator wydarzenia zobowiązany jest do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych oraz zasad bezpieczeństwa obowiązujących w CENTRUM.

4.11. Organizator wydarzenia skierowanego do dzieci zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej liczby opiekunów oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa dzieci. Administrator nie odpowiada za bezpieczeństwo dzieci w trakcie wydarzenia.

4.12. Sprzęt należący do CENTRUM może być używany wyłącznie na miejscu. Wynoszenie sprzętu poza teren CENTRUM jest zabronione.

5. Postanowienia końcowe

5.1. Nieprzestrzeganie zasad Regulaminu może skutkować odmową realizacji kolejnych działań w przestrzeni CENTRUM.

5.2. Wszystkie kwestie nieuregulowane w Regulaminie rozstrzyga Administrator.

5.3. Wszelkie pytania dotyczące rezerwacji przestrzeni należy kierować na adres: rezerwacje@cww.waw.pl

5.4. Wszelkie informacje zwrotne dotyczące realizacji rezerwacji należy kierować do Administratora drogą mailową na adres: feedback@forummigracyjne.org

5.5. Skargi dotyczące prowadzenia i organizacji pracy Centrum Wielokulturowego przez Fundację Polskie Forum Migracyjne można zgłaszać do Centrum Komunikacji Społecznej m.st. Warszawy na adres: rownetraktowanie@um.warszawa.pl.

5.6. Administrator Centrum zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie (po konsultacji z Centrum Komunikacji Społecznej).

5.7. Aktualna wersja niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej Administratora pod adresem https://centrumwielokulturowe.waw.pl/ oraz w siedzibie Administratora przy ul. Jagiellońskiej 54 w Warszawie (03-469).